Produktive und effiziente Meetings - so geht's!

21. Oktober 2021

Produktive und effiziente Meetings – so geht’s!

Wer kennt es nicht? Ewig lange Meetings und am Ende ist eigentlich nicht mehr klar, was das Ergebnis ist oder besprochen wurde. Mit den richtigen Methoden und Wissen über erfolgreiche Meetings gelingt es Ihnen zukünftig, diese Endlosschleife an Besprechungen zu überwinden. Produktive und effiziente Meetings sind ab jetzt an der Tagesordnung!

Damit Sie Ihre Besprechungszeiten mit produktiven und effizienten Meetings verbringen, erfahren Sie im Anschluss hilfreiche Tipps und Tricks rund um die Gestaltung von Besprechungen. Im letzten Abschnitt verraten wir Ihnen unsere 5 Lieblingsmethoden zur Visualisierung von Ablauf, Brainstorming, Diskussionsinhalten und Ergebnissen.

Basis für produktive und effiziente Meetings

Meetings sind heutzutage nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Sie sind notwendig, um wichtige Entscheidungen zu treffen und zu diskutieren, den Informationsfluss im Team aufrecht zu halten und sich regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Dennoch können Meetings falsch umgesetzt werden, mehr Zeit fressen als geplant und führen am Ende nicht zum gewünschten Ziel.

Unsere Tipps zur Gestaltung effektiver Meetings:

Achten Sie auf die richtige Umgebung

Achten Sie darauf, dass sich alle Teilnehmer im Meetingraum wohlfühlen und sich ungestört auf das Gespräch konzentrieren können. Sowohl Mobiliar als auch Atmosphäre im Raum haben hier große Auswirkungen auf die Kommunikation und aktive Teilnahme der einzelnen Mitarbeiter. Wie Sie Ihren Meetingraum optimal eirichten, können Sie im Blogpost „Was brauch ein Meetingraum?“ nachlesen.

Vorbereitung und Nachbereitung

Damit ein Meeting produktiv und effizient ist, braucht es eine gute Vorbereitung und Nachbereitung. Dabei können Sie folgendes beachten: Ziele für das Meeting, eine Agenda, Protokoll für jeden danach, einen Protokoll-Schreiber, einen Moderator, etc.

Ablenkung eliminieren

Eliminieren Sie Ablenkungen und sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre. Reduzieren Sie elektronische Geräte auf ein Minimum, achten Sie auf eine gute Luftqualität und eine ruhige Umgebung. Für ungestörte und ungezwungene Gespräche blocken Sie und alle Teilnehmer sich die Zeit im Kalender, um nicht von anderen unterbrochen zu werden.

Was braucht ein Meetingraum?

Meeting lief nicht wie geplant? Das könnte ebenso am Meetingraum liegen!

Besonders in Unternehmen mit vielen Gesprächen, Meetings und Konferenzen, bietet es sich an, besondere Zonen oder Räume zu gestalten. Dabei gibt es mehrere Punkte zu beachten:

Platz für Kreativität und Kommunikation
Richtige und angenehme Beleuchtung sowie gute Luftqualität
Technische Ausstattung
Das richtige Mobiliar
Flexibilität und Funktionalität

Die Rollenverteilung im Meeting

Das Wichtigste am Meeting? Natürlich die Menschen. Während eines Meetings nehmen wir teilweise bewusst, teilweise unbewusst eine bestimmte Rolle ein, die Auswirkung auf die ganze Gruppendynamik und den Ausgang des Meetings hat. Wir haben für Sie 3 wichtige Rollen zusammengefasst, die bei produktiven und effizienten Meetings nicht fehlen dürfen:

Protokollführer:
Diese Person schreibt fleißig jede Entscheidung und wichtige Informationen mit. Oft setzt dieser Meeting-Teilnehmer gezielt clevere Fragen ein, um nach einer langen Diskussion einen Schlussstrich und ein kurzgefasstes Resultat zu erhalten. So können alle im Meeting auf dem gleichen Stand bleiben.

Der Moderator:
Jemand, der das Meeting auf dem richtigen Weg hält. Er achtet auf die Zeit und die Agenda. Ab und zu muss sich der Moderator auch durchsetzen und abschweifende Meeting-Teilnehmer wieder zurück zum Thema bringen. Sehr hilfreich, damit das Meeting seinen ursprünglichen Sinn behält.

Der Organisator:
Diese Person hat alles im Kopf. Sie hat die Agenda erstellt und im Voraus an alle Teilnehmer geschickt. Ebenso legt der Organisator sowohl Termin als auch die angemessene Zeitspanne fest. Im Nachgang ist es die Aufgabe des Organisators das finale Protokoll an alle Teilnehmenden zu senden.

5 Tools zur Visualisierung des Besprochenen

1. Online Whiteboards

Zu Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen (Wechsel zwischen Büro und Home-Office) sind Online-Meetings nichts Seltenes. Auch hier gelten die grundlegenden Regeln für ein Meeting. Um die Produktivität und Effizienz zu steigern, ist die Visualisierung von Besprochenem auch online äußerst wichtig. Dabei bieten sich Online-Whiteboards optimal an. Wir selbst haben einige getestet und dabei das Programm Miro entdeckt. Das Tool bietet vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung des Online-Whiteboards. Alle Beteiligten des Meetings können gleichzeitig darauf zugreifen und mitwirken. Dadurch gelingen interaktive und produktive Meetings. Miro eignet sich optimal für die Visualisierung von Abläufen, Diskussionen, Gedanken und Ergebnissen.

2. Whiteboards und Glaswände

Die klassischen Varianten, die in vielen Meetingräumen auch vorhanden sind, sind Whiteboards oder Glaswände. Aufgrund ihrer Oberfläche sind alle Varianten feucht abwischbar und somit wiederverwendbar. Whiteboards haben darüber hinaus den positiven Effekt, dass sie magnethaftend sind. Glasboards überzeugen vor allem mit ihrem eleganten und stilvollem Design in den Meetingräumen.

Alle beiden Varianten nehmen Platz ein und sind schwer zu verstecken. Das heißt, bei festen Meetingräume sind diese Tools kein Problem, da Sie bei Nicht-Nutzung einfach im Raum stehen bleiben können. Bei Mehrfachnutzung des Raumes könnte man eher auf ein Online-Whiteboard zurückgreifen, damit stehen keine Utensilien im Raum.

3. „Galneo“ Screen

Der interaktive Galneo Screen ist eine digitale Lösung für Ihre Meetings. Neben den Grundfunktionen eines Bildschirms können direkt am Screen Änderungen an einer Präsentation vorgenommen werden oder Online Meetings abgehalten werden. Durch die Video und Tonfunktion können beispielsweise mehrere Personen im Raum sitzen und andere wiederum online zugeschalten werden. Um die Meetings interaktiv zu gestalten, eignet sich auch das integrierte Whiteboard, auf dem gezeichnet oder geschrieben werden kann. Um die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen des Galneo Screen kennenzulernen, können Sie gerne im Business Village vorbeischauen. Wir haben einen Galneo Screen vor Ort und berate Sie gerne dazu. Ich möchte mehr erfahren!

4. Beschreibbare und magnetische Wände

Eine neue und vor allem kreative Methode ist die beschreibbare Wand. Um das möglich zu machen, wird eine spezielle Wandfarbe auf die Wände in Ihrem Meetingraum aufgetragen. Mit Whiteboard-Stiften ist dieser Abschnitt der Wand im Anschluss beschreibbar und natürlich auch wieder abwischbar. Die spezielle Wandfarbe kann ganz nach Ihren Wünschen im Raum aufgetragen werden. Somit sind unterschiedliche Formen und Größen möglich. Vor allem in jungen Unternehmen ist diese Methode sehr beliebt.

5. Klappbarer Tisch

Der TALENT von Actiu ist durch seine Klappbarkeit, Höhenverstellbarkeit und Mobilität für die Zusammenarbeit in agilen Räumen und Umgebungen konzipiert worden. Falls Sie für Meetings direkt Ihren (Gruppen-)Arbeitsplatz nutzen wollen, bietet sich der klappbare Tisch TALENT gut an. Dieser kann während dem alltäglichen Arbeiten als Schreibtisch verwendet und im Fall eines Meetings einfach zusammengeklappt werden – schon haben Sie ein Whiteboard!

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Weitere Inspiration zum Thema Meetingräume und Methoden zur Visualisierung finden Sie auch auf unserem Pinterest-Board Coworking und Meetingräume.